Comparte la pantalla de tu ordenador online

¿Necesitas celebrar reuniones con participantes situado en cualquier parte del mundo y compartir la pantalla de tu PC y tus aplicaciones a través de Internet? Si es así, Mikogo te pemitirá conseguirlo en tan sólo unos cuantos pasos.

Mikogo es una interesante y muy original aplicación web que te puede resultar de gran utilidad para organizar y participar en reuniones a través de Internet en las que es posible compartir la pantalla de un equipo, aplicaciones y archivos en tiempo real. Además, otra de las ventajas de Mikogo es que utilizarla no te costará un euro, ya que se trata de una aplicación totalmente gratuita. En este práctico paso a paso comprobarás cómo después de registrarse e instalar esta atractiva aplicación es posible conectarse con otros diez usuarios al mismo tiempo y visualizar lo que uno de ellos tiene en la pantalla de su PC.

Como te puedes imaginar las aplicaciones de esta tecnología son enormes, por ejemplo, para dar clases remotas sobre cualquier tema a alumnos situados en la otra parte del mundo, para ofrecer un servicio de asistencia técnica gratuita, etc. En definitiva, una sencilla pero muy útil aplicación que te permitirá acortar distancias gracias a Internet.

1 Primeros pasos

1.1 Obtener una cuenta
Para poder ser el anfitrión de una reunión online lo primero que necesitarás es convertirte en un usuario registrado de Mikogo. Sin embargo, los otros participantes invitados a una reunión no necesitarán registrarse para acceder a tus reuniones. Para registrarte como usuario y obtener una cuenta deberás abrir tu explorador de Internet favorito y a continuación visitar la página web www.mikogo.com. Después simplemente pulsa sobre el apartado Get Started [Paso1.1] y a continuación rellena el formulario que aparece y envíalo pulsando sobre el botón Get a FREE Mikogo account. [Paso1.1a] Una vez completado el registro, recibirás un correo en la dirección de email que introdujiste confirmando la activación de tu cuenta, tu nombre de usuario y clave de acceso.

1.2 Descarga e instalación del software
Para descargar el software necesario deberás abrir el correo electrónico de confirmación que ya habrás recibido de Mikogo y pulsar sobre el enlace Click here to download the Mikogo software. [Paso1.2] A continuación, en la ventana que aparece, selecciona Guardar archivo para guardar el archivo en una carpeta de tu disco duro. Después, una vez finalizada la descarga, haz doble clic sobre el archivo que acabas de descargar para iniciar la instalación. Una vez finalizada la instalación se mostrará un icono de la aplicación en la parte inferior derecha de tu pantalla, junto al marcador horario. A continuación, haz clic sobre este icono y después selecciona la opción Settings. [Paso1.2b] Luego, en el panel que se muestra en primer término introduce los datos requeridos. Observa que si marcas la casilla Load Mikogo at startup, Mikogo se iniciará automáticamente cada vez que enciendas tu equipo, así la aplicación siempre estará disponible en segundo plano y sólo tendrás que hacer clic sobre su icono en la barra de tareas para iniciar una reunión online. Una vez introducidos los datos requeridos, pulsa Aceptar [Paso1.2c] en este panel para continuar.

2 Iniciar una reunión online
Para iniciar una reunión online, en primer lugar, haz clic en el icono de la aplicación situado en la barra de tareas y después selecciona Start Meeting. [Paso2] Como resultado, se mostrará una nueva ventana que contiene toda la información relevante que necesitarán los participantes para acceder a la reunión. Pero lo más importante es que esta ventana incluye el código Meeting ID. [Paso2a] Observa además que tal como indica el cronómetro que muestra esta ventana tienes 15 minutos de tiempo límite para que los primeros participantes se unan a la reunión, en caso contrario, la reunión se cancelará automáticamente.

2.1 Informa de la reunión a los participantes
Los participantes que van a tomar parte en la reunión que acabas de iniciar deberán acudir a la página web www.mikogo.com y después pulsar sobre el enlace Join Meeting [Paso2.1] en la parte superior derecha de la pantalla. A continuación se mostrará un diálogo de descarga notificándoles que han decidido abrir Connect.exe, en el que los participantes deberán pulsar Guardar archivo. [Paso2.1a] Después, por razones de seguridad, se mostrará una segunda ventana en la que los participantes deberán confirmar la acción pulsando Guardar archivo nuevamente. Recuerda que los participantes no necesitan registrarse en la página web de Mikogo ni descargar el software. A continuación, una vez los participantes hayan ejecutado el archivo Connect.exe, se mostrará la ventana Meeting Login automáticamente. En esta ventana los participantes deberán introducir el Meeting ID (que te fue proporcionado anteriormente) y su nombre, y después pulsar Join Meeting. [Paso2.1b] Observa que, si seleccionaste la opción password-protected meeting, los participantes deberán introducir la clave en una segunda ventana, y a continuación pulsar OK [Paso2.1c] para acceder a la reunión. A partir de este punto, quedará establecida la reunión y todos los participantes que hayan seguido los pasos detallados podrán participar y compartir tu pantalla online así como otra serie de funciones.

3 Principales funciones de una reunión online
Para sacar el máximo provecho de tus reuniones online con Mikogo de resultará de gran ayuda conocer algunas de las principales funciones que incluye la aplicación.

3.1 Detener una transmisión y cambiar de presentador
En primer lugar, haz clic sobre el icono de la aplicación en la barra de tareas para acceder al menú contextual que incluye. Durante una reunión online puedes, si fuera necesario, suspender la transmisión de los datos que incluye tu pantalla para, por ejemplo, manipular archivos o aplicaciones confidenciales. Para ello, sólo tienes que pulsar sobre la opción Pause Transmissión. [Paso3.1] Mientras que para reiniciar la transmisión de tu pantalla a los participantes de la reunión sólo tendrás que pulsar nuevamente sobre el icono de la aplicación y después seleccionar la opción Continue Transmission. [Paso3.1a]
Otra interesante función de Mikogo es la que permite durante una reunión cambiar de presentador, esto es, habilitar a un participante para que sea él el que comparta su pantalla online. Gracias a esta característica, por lo tanto, es posible que sea el anfitrión quien comparte su pantalla, o bien visualizar la pantalla de uno de los participantes de la reunión.  Para cambiar de presentador haz clic sobre el icono de la aplicación en la barra de tareas y después selecciona Switch Presenter. [Paso3.1b] A continuación selecciona un participante para que reciba un diálogo que en el se le pregunta si desea aceptar la función y compartir su pantalla con el resto de participantes. Una vez aceptado este diálogo, el nuevo presentador será el que comparta su pantalla con el resto de participantes a una reunión.

3.2 Control remoto y envío de archivos
Con Mikogo no sólo puedes ver la pantalla de los participantes a una reunión, sino que además puedes asignar la función Control remoto a uno de los participantes mientras compartes tu pantalla, por ejemplo, para que tome el control de tu ratón y tu teclado. Para ello, sólo tienes que dirigirte nuevamente al icono de la aplicación en la barra de tareas y a continuación seleccionar la opción Remote Control. [Paso3.2] Después, selecciona un participante, el cual recibirá un mensaje de notificación informándole que ahora dispone de control remoto sobre la pantalla compartida. [Paso3.2a] Luego, si deseas interrumpir la función de control remoto, sólo tienes que acudir nuevamente al icono de la aplicación en la barra de tareas y seleccionar la opción Disable, o simplemente pulsar el atajo de teclado Ctrl+F12.

Otra función de gran utilidad durante una reunión online con Mikogo es la que te permite transferir archivos a cualquier participante. Para ello, sólo tienes que acudir al icono de la aplicación en la barra de tareas y seleccionar la opción Send Files. [Paso3.2b] Una vez seleccionada esta opción, aparecerá una nueva ventana en la que podrás seleccionar el archivo que deseas transferir a uno o varios participantes de la reunión. A continuación, cuando hayas añadido a este diálogo el archivo o archivos sólo te resta pulsar el botón Send para que los participantes seleccionados reciban una notificación en la que se les informa que les estás enviando un archivo. [Paso3.2c] Los destinatarios pueden aceptar o rechazar la recepción del archivo, y en caso de aceptar el archivo podrán seleccionar a través de un diálogo la carpeta de su sistema en la que desean guardarlo.

3.3 Seleccionar aplicaciones
Otra ventaja añadida de celebrar reuniones online con Mikogo es que podrás seleccionar qué aplicaciones deseas compartir con los participantes, y qué aplicaciones prefieres mantener ocultas. Para seleccionar las aplicaciones específicas que deseas incluir en uno y otro grupo dirígete nuevamente al icono de la aplicación en la barra de tareas. Después en el menú contextual que aparece selecciona la opción Application Selection. [Paso3.3] Una vez seleccionada esta opción se mostrará una nueva ventana que muestra las aplicaciones abiertas en el equipo anfitrión actualmente. Observa que una marca de color verde a la izquierda del icono de una aplicación indica que será compartida; mientra que una casilla de verificación vacía junto al icono de una aplicación indica que no será compartida, por lo que los participantes en la reunión sólo podrán ver un área de color azul. [Paso3.3a] También aparece en esta ventana una previsualización detrás de las casillas de verificación lo que los participantes en la reunión pueden ver en cada momento. Esta función, como puedes imaginar, te será muy útil sobre todo para asegurarte de que solamente muestras a los participantes de una reunión las aplicaciones que deseas compartir en cada momento o que resultan relevantes para tus propósitos.

4 Cerrar y finalizar una reunión online
Una vez que has iniciado un reunión y todos los participantes invitados se han unido a ella, Mikogo te permite cerrar el espacio de reunión para prevenir el acceso de personas no autorizadas. Para este fin, sólo tienes que acudir nuevamente al icono de la aplicación y después seleccionar la opción Lock Meeting Room. [Paso4] Ahora, incluso si cualquiera tiene el la clave de acceso a la reunión ID, no podrás acceder a ella, ya que después de habilitar esta función se deniega el acceso a todo participante a través de una notificación. Naturalmente, si por cualquier causa el espacio de reunión tiene que ser abierto para aceptar nuevos participantes, sólo hay que acudir nuevamente al icono de la aplicación y después seleccionar la opción Unlock Meeting Room.

Por último, una vez desees finalizar una reunión sólo tienes que hacer clic sobre el icono de la aplicación en la barra de tareas y a continuación seleccionar la opción End Meeting. [Paso4a] Como resultado de esta acción, los participantes recibirán una notificación informándoles que la reunión ha finalizado. También un participante que esté tomando parte en una reunión online puede en cualquier momento abandonarla. Para ello, sólo tendrá que hacer clic sobre el icono situado en la esquina superior derecha de la ventana en la que está visualizando la reunión.

Como has podido comprobar, Mikogo es una solución totalmente gratuita y muy atractiva para compartir tu pantalla a través de Internet y realizar reuniones con amigos y colaboradores de cualquier parte del mundo.

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