Guía para realizar eficaces campañas de e-marketing con Group Mail

Si necesitas crear Newsletter o folletos digitales y luego distribuirlos de forma masiva para poner en marcha una campaña de e-marketing, Group Mail es tu programa.

Si en alguna ocasión has necesitado enviar un mensaje de correo electrónico a un grupo numeroso de destinatarios y conseguirlo se ha convertido en una tarea larga y engorrosa, Group Mail puede ser el programa que estabas buscando.

Group Mail es una interesante aplicación que te ayudará a enviar un mismo mensaje a múltiples destinatarios de una forma rápida y sencilla. Por lo tanto, una gran utilidad para enviar noticias a tus amigos o clientes o, por ejemplo, hacer publicidad de los servicios o productos de tu empresa en forma de eficaces campañas de e-marketing.

Algunas de las ventajas de Group Mail son que los mensajes puedes ser personalizados para cada uno de los destinatarios, por ejemplo, con un saludo con nombre propio o un archivo adjunto distinto para cada uno. Por otra parte, el programa permite además el envío de mensajes en formato HTML de forma fácil y eficaz, ya que todas las imágenes que incluyas en tu mensaje serán enviadas a los destinatarios para que puedan leer el mensaje en el mismo formato en el que lo creaste, una excelente opción, sobre todo, si deseas enviar folletos digitales o páginas web en tus campañas de e-marketing.

En esta guía te mostraremos paso a paso cómo instalar y utilizar las principales funciones de Group Mail para que puedas crear eficaces campañas de información y promoción por medio de atractivos mensajes de correo electrónico.

1. Primeros pasos

1.1 Descarga e instalación de Group Mail

En primer lugar, instala Group Mail en tu equipo si deseas seguir paso a paso las indicaciones que encontrarás en los siguientes apartados. Para ello, dirígete a la páginas web http://es.group-mail.com y a continuación haz clic sobre el botón Pruébelo ahora para acceder al área de descarga de la versión gratuita de la aplicación. Observa que la versión gratuita de Group Mail está pensada para el usuario doméstico que sólo tiene intención de realizar envíos a grupos de hasta 100 destinatarios. En todo caso, la versión gratuita que te dispones a descargar es totalmente operativa y te permitirá familiarizarte con la aplicación y averiguar si es el programa que estabas buscando para tus envíos masivos de correo electrónico.

Además, si te actualizas a la versión de pago, tus datos se mantendrán y estarán listos para utilizar en la edición Personal o Business. Una vez aclarados estos aspectos preliminares sobre la versión gratuita de Group Mail, haz clic sobre el botón Descarga [paso1.1a.bmp] para iniciar la descarga del archivo de instalación de la aplicación. Después, una vez finalizada la descarga, haz doble clic sobre el archivo y un asistente te guiará por el proceso de instalación.

1.2 Configuración de cuentas y grupos

Una vez hayas finalizado el proceso de instalación en tu sistema, se mostrará de manera automática el asistente de configuración la primera vez que se inicia Group Mail. Observa que, en caso contrario, sólo tienes que acudir al menú Ayuda y después hacer clic sobre la opción Asistente de introducción para acceder a este asistente. Ahora, en el primer diálogo que muestra este asistente, haz clic sobre Siguiente. Después, en el diálogo Configuración de identidad y cuenta de correo electrónico, haz clic sobre Administrar cuentas de correo electrónico.

A continuación en el panel Administrador de cuentas haz clic sobre el botón Nueva para añadir una cuenta de correo electrónico a Group Mail. Ahora en el panel Propiedades de cuenta añade la información solicitada y luego pulsa Probar. Si todo a funcionado correctamente pulsa Aceptar y tu cuenta de correo electrónico ya estará configurada. En caso contrario, consulta la información que te habrá proporcionado tu proveedor de servicios para configurar clientes de correo. A continuación pulsa Cerrar en el panel Administrador de cuentas, y luego Siguiente en el diálogo del asistente para acceder al siguiente paso.

En el diálogo Configuración de grupos/destinatarios puedes crear grupos o listas de destinatarios para enviarles mensajes. Para ello, en primer lugar, haz clic sobre el botón Crear un nuevo grupo. Después selecciona un tipo de grupo, por ejemplo, Formato GroupMail, y a continuación pulsa Siguiente. En el diálogo que aparece a continuación deja marcada las opciones predeterminadas y luego vuelve a pulsar Siguiente. En el siguiente diálogo puedes seleccionar los campos que se almacenarán para cada destinatario.

Si deseas modificar o añadir algún campo haz clic sobre los botones Nuevo campo o Modificar, mientras que si deseas dejar los campos predeterminados por la aplicación sólo tienes que pulsar Siguiente. Ahora selecciona el campo que contiene la dirección de correo del destinatario y luego vuelve a pulsar Siguiente. Para finalizar escribe un nombre para el nuevo grupo de destinatarios en el campo Nombre del grupo y después pulsa Crear. A continuación selecciona en el grupo que acabas de crear y luego haz clic sobre el botón Importar destinatarios.

En el siguiente diálogo puedes elegir el tipo de importación que deseas realizar, esto es, desde una libreta de direcciones de un cliente de correo como Outlook; desde archivos de texto o el Portapapeles; o desde una base de datos. Si seleccionas, por ejemplo, la segunda opción, previamente deberías haber copiado en el Portapapeles el listado de direcciones que deseas importar al grupo que acabas de crear. Para ello, simplemente abre el archivo de texto que incluye las direcciones de correo electrónico que deseas importar, luego selecciónalas y por último hemos pulsa la combinación de teclas Ctrl + C para que el listado se copie en el Portapapeles de Windows.

Una vez hecho esto, pulsa Aceptar en el diálogo Importar destinatarios de Group Mail. Después selecciona la opción Importar datos de destinatario desde el Portapapeles de Windows y a continuación pulsa Siguiente un par de veces. Por último, selecciona nuevamente el grupo de destino y vuelve a pulsar Siguiente, y luego haz clic sobre el botón Iniciar para importar los destinatarios.

Como resultado obtendrás un resumen en el que puedes comprobar el número de destinatarios importados. Si todo ha funcionado correctamente, haz clic sobre Cerrar y luego sobre Siguiente. En el siguiente diálogo se te informa de que has completado el proceso básico necesario para empezar a crear y enviar mensajes desde Group Mail. Haz clic sobre el botón Cerrar en este diálogo para abandonar el asistente de configuración y acceder a la pantalla principal de la aplicación.

2. Creación de una campaña de e-marketing básica

Una de las principales características de Group Mail es que te permitirá enviar Newsletter o folletos digitales con la información que desees hacer llegar a tus potenciales clientes con textos e imágenes en formato HTML muy fácilmente. A continuación te mostramos cómo poner en marcha una campaña de e-marketing en la que enviarás un folleto digital con la publicidad de tu empresa a un grupo de destinatarios.

2.1 Creación del folleto digital o Newsletter en formato HTML

El primer paso para iniciar tu campaña de e-marketing es diseñar un atractivo folleto digital o Newsletter en formato HTML para enviar a los distintos grupos de destinatarios almacenados en Group Mail. Para ello, puedes utilizar el programa de diseño web con el que sueles trabajar, por ejemplo Dreamweaver o Fireworks. Se trata es de crear una atractiva página web y después enviarla con Group Mail a un grupo de destinatarios para que les atraiga a visitar, por ejemplo, la web de una empresa.

Nuestro folleto incluirá imágenes, textos y enlaces, y utilizaremos la versátil aplicación de diseño Fireworks para nuestros fines. Aunque como comprobarás a lo largo de este práctico con Group Mail también es posible enviar una página web confeccionada con anterioridad por otros medios o una página creada para este fin con cualquier otro programa de diseño web muy fácilmente.

Si todavía no tienes instalado Fireworks en tu sistema, puedes conseguir una versión de prueba en la página web http://www.adobe.com/es/products/fireworks/. Una vez instalada, inicia esta completa aplicación de diseño y selecciona un documento nuevo. Después introduce las dimensiones que deseas asignar a tu folleto digital y el color del fondo del lienzo, y a continuación pulsa Aceptar para que se cree el nuevo documento. Una vez hecho esto, incluye las imágenes y los textos que consideres oportuno para atraer a los destinatarios de tu e-mailing.

Observa que en Internet puedes conseguir miles de atractivas imágenes libres de derechos de forma totalmente gratuita o a través de empresas que se dedican a comercializar stocks de imágenes para todo tipo de cometidos y áreas de negocio. Una vez hayas conseguido las imágenes que deseas incluir en tu folleto, dirígete al menú Archivo, Importar de Fireworks y localiza la primera imagen que deseas incluir en la composición. Una vez localizada selecciónala y luego pulsa Abrir.

Ahora simplemente haz clic sobre el lienzo para importar la imagen que acabas de seleccionar a tu proyecto. Observa que, si fuera necesario, puedes utilizar la herramienta Escala para redimensionar las imágenes que utilices en tu composición, así como la herramienta Puntero para situarlas en el área del folleto que consideres oportuno. A continuación inserta el resto de imágenes que desees utilizar por el mismo método, dales las dimensiones que consideres apropiado y sitúalas en la zona del lienzo que consideres más oportuno. Luego utiliza la herramienta Texto para incluir los textos necesarios en el folleto.

Como en el caso de las imágenes, utiliza los colores, tipos y colores de texto que mejor se adapten al tipo de folleto que estás componiendo. Luego sitúa los textos en la zona del lienzo que consideres más oportuno. Por último, una vez realizada la maquetación del documento HTML que te servirá como folleto digital, puede resultar una buena idea convertir todo el folleto en un enlace que conduzca a los destinatarios directamente a tu web.

Para ello, puedes utilizar la herramienta Zona interactiva rectangular de Fireworks. Una vez seleccionada esta herramienta, simplemente dibuja un rectángulo que abarque toda la superficie de tu folleto digital. Una vez hecho esto, selecciona el rectángulo de color verde que representa la zona interactiva y a continuación introduce en el campo Vínculo del apartado Propiedades la URL de la página web a la que deseas que sean conducidos los destinatarios de tu mensaje una vez hagan clic sobre él.

Si lo deseas, introduce además en el campo Alt un mensaje que los destinatarios del mensaje podrán visualizar cuando pasen el cursor de su ratón sobre el área interactiva de tu folleto digital. Para finalizar, exporta el documento en formato HTML para luego utilizarlo con Group Mail en tu campaña de e-marketing. Para ello, dirígete al panel Optimizar en la parte superior derecha de la interfaz de Fireworks y a continuación selecciona, por ejemplo, JPEG – Calidad superior. Observa que si no puedes visualizar este panel deberás dirigirte al menú Ventana y a continuación hacer clic sobre la opción Optimizar. Una vez hecho esto, dirígete al menú Archivo y luego selecciona Exportar.

Después, en el diálogo que aparece, asigna un nombre al archivo y luego selecciona en el campo Exportar la opción HTML e imágenes. En el campo HTML asegúrate de que está seleccionada la opción Exportar archivo HTML, y marca también las opciones: Incluir áreas sin divisiones, Colocar imágenes en subcarpeta y Sólo página actual. Por último, haz clic sobre Guardar para exportar el folleto digital que acabas de crear en formato HTML.

2.2 Envío del folleto digital con Group Mail

Una vez hayas diseñado tu folleto digital en formato HTML, puedes enviarlo con Group Mail a cualquier grupo de destinatarios muy fácilmente. Para ello, en primer lugar, accede a la pantalla Inicio de Group Mail y luego haz clic sobre el enlace Crear un nuevo mensaje en el apartado Mensajes. A continuación, en la pantalla Editor de mensajes, selecciona en primer lugar el grupo al que deseas enviar el mensaje en el apartado Enviar a:. Observa que para ello sólo tienes que hacer clic sobre la pareja de muñequitos que aparece a la izquierda de este campo y, a continuación, seleccionar un grupo en el listado que aparece.

Después, si has configurado varias cuentas de correo, selecciona la cuenta desde la que deseas enviar el mensaje en el apartado Desde:, tal como hiciste para seleccionar el grupo de destinatarios. A continuación introduce un asunto para tu mensaje. Observa que este apartado resulta de gran importancia, ya que lo que lean los receptores de tu mensaje en este apartado les moverá o no a abrirlo. Por lo tanto, deberías introducir aquí un texto que exprese claramente el asunto u oferta de la que trata tu mensaje, así como el nombre de tu empresa, o bien un texto que estimule la curiosidad de los destinatarios para que se decidan a abrirlo y visualizar el contenido.

Ten en cuenta que en muchos casos, además, un alto porcentaje de los mensajes de correo electrónico que incluyen imágenes son filtrados por la mayoría de los clientes de correo o servicios de correo web (como Hotmail, Gmail, etc.), por lo que si este apartado no es lo suficientemente “motivador” muchos de tus mensajes ni tan siquiera serán visualizados.

Una vez introducidos los datos básicos del mensaje, dirígete al menú Archivo, Importar y después haz clic sobre la opción Documento HTML. A continuación, en el diálogo que aparece, localiza el archivo HTML con tu folleto digital que creaste en el anterior apartado. Después selecciónalo y haz clic sobre el botón Abrir.

Si todo a funcionado correctamente, ahora deberías estar viendo tu folleto digital en formato HTML en el área del mensaje del Editor de mensajes de Group Mail listo para ser enviado al grupo de destinatarios seleccionado. Una de las ventajas de Group Mail es que se encarga de manera automática de enviar las imágenes necesarias para que los destinatarios puedan visualizar el mensaje exactamente igual a como lo diseñaste. Para comprobarlo puedes utilizar la función Vista previa que incluye la aplicación, la cual te permitirá enviar el mensaje a una cuenta de tu elección antes de que sea enviado al grupo de destinatarios seleccionado.

Para ello, simplemente haz clic sobre la pestaña Vista previa en la parte inferior del Editor de mensajes para acceder a esta sección. A continuación, en el apartado Vista previa de envío de prueba, introduce una dirección de correo a la que tengas acceso en el campo Dirección de correo electrónico. Después, simplemente haz clic sobre el botón Enviar prueba situado a la derecha de este campo y luego sobre Continuar en el diálogo que aparece para que el mensaje de prueba sea enviado al correo elegido.

Ahora accede a la dirección de correo que introdujiste para comprobar el resultado. Como puedes ver, si todo ha funcionado correctamente, el folleto digital aparece ahora en tu bandeja de correo exactamente con el mismo aspecto con el que lo diseñaste, que será también será el aspecto con el que lo visualizarán todos los destinatarios del grupo seleccionado para el envío. El folleto digital incluirá, además, la zona interactiva que configuraste durante su diseño, por lo que cualquier destinatario que lo reciba será conducido automáticamente a la web que introdujiste durante la confección del folleto en formato HTML con tan solo hacer clic sobre este área una vez haya recibido el mensaje.

Una vez comprobado el aspecto del mensaje y los enlaces en una dirección de correo electrónico de tu propiedad, puedes enviarlo al grupo de destinatarios seleccionado. Para ello, en primer lugar, haz clic sobre la pestaña Parte del mensaje en texto enriquecido (HTML) para volver al apartado principal del Editor de mensajes de Group Mail y a continuación simplemente haz clic sobre el icono Enviar en la parte superior izquierda de la interfaz. Se mostrará en primer término un corrector ortográfico (solamente en inglés), así que haz clic sobre el botón Cancel en este panel, y luego sobre Sí en el diálogo que aparece a continuación, para saltar este paso.

Después, en el panel Preparar envío de mensaje, haz clic sobre Continuar para que se muestre la Consola de entregas y se inicie el envío del mensaje a todos los destinatarios del grupo seleccionado. Como has podido comprobar, poner en marcha campañas de e-marketing básicas para enviar a cientos de potenciales clientes tus folletos informativos o publicidad resulta bastante sencillo con Group Mail. Así que, mucha suerte y… ¡muchas ventas!

E-marketing y spam

El e-marketing o e-mail marketing es una modalidad de marketing directo que aprovecha el correo electrónico como medio de comunicación comercial para la comunicación de mensajes a una audiencia específica. Cada e-mail enviado a un potencial cliente puede ser considerado como e-mail marketing, sin embargo el término e-marketing se utiliza generalmente para referirse al envío de e-mails con el fin de mejorar las relaciones comerciales con actuales o anteriores clientes y para fomentar la fidelidad de los clientes con un negocio. También a la acción de enviar e-mails con el fin de adquirir nuevos clientes o convencer a clientes actuales de una compra inmediata.

Por lo tanto, se suelen añadir anuncios a los e-mails enviados con fines comerciales. Algunas de las ventajas del e-mail marketing son: la posibilidad de distribuir información a un amplio número de clientes potenciales a un coste relativamente bajo, el plazo de entrega del mensaje es corto, los mensajes de correo electrónico son fáciles de rastrear, más de la mitad de los usuarios de Internet revisan su correo todos los días.

En cuanto al spam o correo basura, se trata de mensajes de correo electrónico no solicitados de tipo publicitario que se envían en grandes cantidades para perjudicar de alguna manera al receptor. Aunque el spam se puede realizar por distintas vías, la más utilizada es la basada en el correo electrónico, una tendencia que se inició el año 1994 en EEUU. El Spam supone actualmente la mayor parte de los mensajes electrónicos intercambiados en Internet, y se utiliza para anunciar productos y servicios.

Debes saber que en España el correo electrónico no solicitado está terminantemente prohibido por la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSICE), publicada en el BOE del 12 de julio de 2002. Por lo que si te decides a montar tus campañas de e-marketing con la ayuda de Group Mail deberías estar al tanto de lo que dice esta ley y enviar correos electrónicos solamente a los usuarios que previamente te hayan concedido su consentimiento.

Opciones complementarías para el envío de mensajes con Group Mail

Además del proceso que hemos descrito en este práctico paso a paso para crear tus propias campañas de e-marketing con Group Mail, esta aplicación ofrece algunas opciones o funciones complementarias que quizá te resultarán de interés.

En primer lugar, si lo prefieres, también puedes enviar por correo electrónico una página web creada con anterioridad que incluya alguna oferta o información que pueda resultar de utilidad a tus clientes o con fines comerciales. Para acceder a esta opción sólo tienes que crear un nuevo mensaje con Group Mail, tal como te hemos mostrado, y a continuación seleccionar Archivo, Importar, Página web (URL). Ahora abre con tu navegador la página web que deseas enviar por correo electrónico y copia la dirección URL en el portapapeles.

Después, pega la dirección en el diálogo Importar página web (URL) de Group Mail y, a continuación, pulsa Aceptar. Por último, envía el correo electrónico al grupo que desees tal como te hemos mostrado. Observa que para que todo funcione correctamente las imágenes que incluye la página web que te dispones a enviar deben presentar la ruta absoluta, no la ruta relativa, a la carpeta de tu servidor en la que están alojadas. Es decir, si fuera necesario deberás editar el código de la página web antes de enviarla con Group Mail para que las imágenes puedan ser visualizadas por los destinatarios.

Otra interesante opción de Group Mail es la que te permite incluir texto sin formato junto con un folleto digital. Como seguramente ya sabes, muchos clientes de correo y servicios de correo web incluyen filtros que impiden la recepción de mensajes con texto enriquecido o HTML. Para que tus correos lleguen a los destinatarios que tienen activado este filtro, solo tienes que hacer clic sobre la pestaña Parte del mensaje en texto sin formato en la parte inferior del Editor de mensajes de Group Mail y, a continuación, marcar la opción Incluye el texto especificado como parte de texto sin formato. Para finalizar, incluye aquí el texto que deseas enviar a los destinatarios que no puedan visualizar tu folleto digital para que reciban la información en texto sin formato. Después, simplemente envía el correo electrónico tal como te hemos mostrado.

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