Organízate de manera eficaz con Nozbe

Si necesitas gestionar tu tiempo para mejorar tu productividad, puedes conseguirlo muy fácilmente con la ayuda de tu PC o teléfono móvil y Nozbe, una interesante aplicación web que permite organizar proyectos de una manera más eficaz.

Ahora que empieza un nuevo año seguro que necesitas organizar todos esos proyectos que debes afrontar en esta nueva etapa. Para ello necesitarás una herramienta que te permita descargar tu mente, un espacio en el que puedas volcar tus nuevas ideas y los asuntos pendientes para ir acometiéndolos de manera ordenada. Aquí es donde entra Nozbe, una innovadora aplicación web que te permite mejorar la gestión tanto de tus proyectos personales como empresariales. Nozbe, como comprobarás en este práctico paso a paso, te ofrece ayuda eficaz para gestionar tus tareas y mejorar tu productividad personal por medio de una adecuada organización de proyectos y su seguimiento a lo largo del tiempo. Nozbe es, además, una aplicación que puedes utilizar tanto desde tu ordenador como desde tu móvil, y está inspirada en el popular “best seller” Organízate con eficacia de David Allen.

Para que puedas probar su eficacia Nozbe te permite crear una cuenta totalmente gratuita con la que gestionar hasta cinco proyectos. Como comprobarás a continuación su funcionamiento es muy sencillo y resulta accesible para todo tipo de usuarios, ya que para organizarte adecuadamente sólo tendrás que abrir un proyecto y sobre él indicar cada una de las acciones que debes de llevar a cabo en un tiempo estimado, y luego marcarlas como finalizadas cuando proceda. También dispondrás de soporte para notas y alojamiento de archivos relacionados para cada proyecto y si lo deseas podrás compartirlos con tus contactos para trabajar en grupo. A continuación te mostramos cómo utilizar Nozbe para organizarte de una manera más eficaz.

1 Accede a Nozbe
Para acceder a Nozbe y disfrutar de una cuenta gratuita con la que comprobar su efectividad, abre tu explorador de Internet favorito y a continuación dirígete a la página web http://www.nozbe.com/. Después simplemente haz clic sobre el enlace ¡Regístrate! [Paso1] en la parte superior derecha de tu pantalla para acceder al formulario de registro. Introduce aquí un nombre y una dirección de correo válida, luego marca la casilla Acepto y por último introduce la información requerida en el campo restante y a continuación pulsa el botón ¡Deseo registrarme ahora! Ahora abre tu gestor de correo o accede a la cuenta que introdujiste durante el registro en la aplicación y localiza el mensaje que ya te deben haber enviado desde Nozbe. Una vez localizado el correo ábrelo y a continuación haz clic sobre el enlace que incluye para activar tu cuenta. Como puedes ver, como resultado de esta acción has sido conducido automáticamente a una nueva página web. Introduce aquí una contraseña y luego confírmala, y por último pulsa sobre el botón Confirmar y acceder a la cuenta! para acceder a tu nueva cuenta y empezar a organizarte con eficacia.

2 Cinco pasos para organizarte eficazmente con Nozbe

2.1 Utiliza la Bandeja de entrada para limpiar tu mente
El primer objetivo que te debes marcar con Nozbe es utilizar el sistema para aclarar tu mente. Es decir, poner todas las cosas que estás pensando en un sistema en el que confías y que puedes revisar posteriormente. Así no tendrás que seguir pensando en toda una serie de ideas, asuntos y tareas pendientes, gracias a que todo estará registrado en el sistema. Para ello, en primer lugar, haz clic sobre la pestaña Acciones siguientes en la parte superior de la interfaz de Nozbe, y luego pulsa sobre el enlace Bandeja de entrada a la derecha de la pantalla. La Bandeja de entrada es tu primer proyecto, creado automáticamente para ti por Nozbe para que lo utilices como un contenedor o cubo donde puedes ir almacenando todas tus ideas, acciones y tareas rápidamente y organizarlas más tarde.
A continuación haz clic sobre el botón Nueva Acción [Paso2.1b] en esta página.

Después escribe en el campo que aparece en la parte superior de este apartado el nombre de la acción que deseas añadir, o mejor haz clic sobre el enlace Añadir más acciones a la vez para poder escribir varias acciones e incluirlas en el sistema en un solo paso. Una vez introducida la acción o acciones, haz clic sobre el botón Añadir acciones! [Paso2.1c] para que las nuevas tareas se registren en el sistema. Como puedes ver, el listado de acciones aparece ahora en pantalla y, si lo deseas, puedes empezar a editarlas una a una para precisar los detalles. Observa que con sólo pasar el cursor de tu ratón sobre una de las acciones que acabas de crear se muestran varios iconos a su izquierda.

Haz clic sobre el icono Editar o simplemente haz doble clic sobre una tarea para acceder al modo edición. Una vez estés editando una acción puedes detallar varios aspectos sobre ella que te permitirán organizarte mejor. En primer lugar despliega el menú Tiempo necesario y selecciona cuánto tiempo necesitarás para completar esta acción. A continuación haz clic sobre el enlace Fecha (opcional) situado a la derecha de este menú y, si fuera necesario, asigna una fecha a la acción que estás editando. [Paso2.1f] Observa que a la derecha del menú Fecha/hora aparece otro menú desplegable que puedes utilizar para informar al sistema de que la acción se deberá repetir cada cierto periodo de tiempo, por ejemplo, cada día, cada semana, etc.

Una vez asignado un tiempo y una fecha a la acción puedes asignarle también un contexto y un proyecto. Un contexto es, según la terminología de Nozbe, una categoría organizativa, como por ejemplo Personal, Trabajo, Estudios, Ideas, etc. Si despliegas el menú Contexto en el modo edición de una acción comprobarás que, por el momento, sólo dispones de unos pocos contextos de uso común proporcionados por Nozbe. No te preocupes si estas opciones por el momento no te sirven de gran ayuda, ya que más adelante te mostraremos cómo crear nuevos contextos personalizados. En cuanto a los proyectos, como todavía no tienes más opciones disponibles que el proyecto Bandeja de entrada en el que estás trabajando actualmente, en este menú no aparecerá ninguna opción disponible por el momento.

Aunque como en el caso de los contextos más adelante aprenderás como crear nuevos proyectos para organizar mejor acciones y tareas. Por el momento lo más importante es que por el método que te acabamos de mostrar puedes empezar a vaciar tu mente de tareas, ideas y acciones pendientes rápidamente para que éstas formen parte del sistema, no olvidarlas y si es necesario volver a ellas más adelante, por ejemplo, para asignarles contextos y proyectos una vez creados y así conseguir una organización más productiva.
Una vez introducida la información necesaria en el modo edición de una acción, haz clic sobre el botón Guardar cambios [Paso2.1h] para que el sistema registre los datos.

Como puedes ver, el listado muestra ahora la información introducida, por ejemplo, el tiempo y la fecha de ejecución de las acciones editadas. Observa a continuación, antes de abandonar este listado, que además del icono Editar cada una de las acciones de la lista muestra a su izquierda otra serie de iconos que te pueden resultar de utilidad para organizarte mejor. Por ejemplo, si pulsas sobre el icono con forma de mano puedes reordenar los elementos del listado con tan sólo arrastrar la acción seleccionada a la posición que consideres conveniente. Mientras que si haces clic sobre el icono con forma de aspa eliminarás una acción de manera permanente.

Algunos elementos de la lista también presentan iconos con fondo negro, que representan un contexto. Por último, si haces clic sobre el icono con forma de estrella, [Paso2.1j] éste quedará resaltado, lo que indica que el elemento de la lista al que corresponde constituye tu siguiente acción o tarea.

2.2 Añade notas a tus proyectos para no olvidar nada
Cada proyecto puede contener todas las notas que consideres oportuno. Esto resulta muy práctico, por ejemplo, cuando tienes una conversación telefónica con alguien, colaboradores, clientes, etc., y necesitas realizar anotaciones rápidas sobre ideas, citas, o cualquier otro asunto que se trate, y después recordar los datos. Las notas constituyen un recurso incluso más rápido y básico que las acciones, ya que generalmente éstas últimas pueden surgir a partir de las anotaciones. En los primeros instantes de los que se trata es de no olvidar nada importante por medio de estas anotaciones e incluirlas en el sistema.

Después, si lo consideras oportuno, puedes emplear algunos minutos para procesar la nota y quizá crear una acción, tarea o proyecto basado en la que has escrito. Puedes añadir, eliminar y reordenar las notas del mismo modo que las acciones. También puedes ocultarlas o hacer que aparezcan visibles, editarlas cuando lo consideres necesario, y dar al texto que incluyen formato o insertar hipervínculos, tal como verás a continuación.

Para insertar una nueva nota desciende por la página del proyecto Bandeja de entrada hasta el apartado Notas, y después haz clic sobre el botón Nueva nota. [Paso2.2] A continuación escribe un título para la nota y después simplemente redacta el texto que deseas incluir en el sistema. Observa que como en el caso de las acciones puedes asignar la nota a un contexto por medio del menú desplegable que incluye este apartado. También puedes, si lo deseas, pulsar sobre el enlace Más opciones situado debajo del campo de texto para acceder a una tabla informativa que te indica cómo conseguir distintos formatos de letra, como negrita, cursiva, etc., insertar enlaces e imágenes en las notas, o crear listas sencillas y numeradas.

Una vez introducido el texto y seleccionadas las opciones y contexto que consideres conveniente, pulsa el botón Nueva nota [Paso2.2b] para archivarla en el proyecto en curso. A continuación añade algunas notas más al proyecto tal como te hemos mostrado. Una vez hayas creado varias notas dentro de un proyecto éstas aparecerán en forma de listado en este apartado. Observa que, como en el caso de las acciones, si sitúas el cursor de tu ratón sobre una de los elementos del listado se muestran varios iconos a la izquierda que te permiten mover los elementos para ordenarlos, editarlos o eliminar los que ya no necesites.

Incluye archivos en tus proyectos
Otra de las ventajas de Nozbe consiste en la posibilidad de incluir los archivos que puedas necesitar para llevar a cabo algunas acciones o tareas de un proyecto, una función muy práctica, sobre todo, para centralizar todos los recursos en el propio sistema. Para acceder a esta función sólo tienes que descender por la página de un proyecto hasta el apartado denominado Ficheros. A continuación para incluir un archivo en el proyecto en curso simplemente haz clic sobre el botón Nuevo Archivo situado a la derecha de la pantalla. Después en el panel que aparece pulsa el botón Examinar y luego localiza el archivo que deseas incluir en el diálogo que se muestra en primer término. Una vez localizado el archivo selecciónalo y luego pulsa Abrir.

Observa que en esta versión gratuita de Nozbe no es posible incluir en tus proyectos archivos de más de 10 MB. Por último, asigna el archivo a un contexto si lo consideras oportuno por medio del menú desplegable que incluye este apartado y luego pulsa Subir archivo nuevo [Infobox1a] para que el archivo aparezca disponible en este apartado del proyecto. Ahora sólo tendrás que pulsar sobre el enlace que incluye la nueva entrada para acceder al archivo cada vez que sea necesario. Ten en cuenta además que, como en el caso de acciones y notas, los archivos pueden ser editados, movidos o eliminados por medio de los iconos que muestran a su izquierda cuando sitúas el cursor de tu ratón sobre ellos.

2.3 Utiliza los contextos para conseguir más eficacia
Para conseguir una mayor productividad puedes organizar tus acciones y tareas en contextos como por ejemplo Casa, Trabajo, Teléfono, Ordenador, etc. Nozbe te sugiere esta organización porque aunque algunas acciones se pueden realizar en cualquier lugar, como perfilar un esbozo de idea sobre un proyecto empresarial o idea con lápiz y papel, la mayoría de las acciones requieren una ubicación específica (en casa, en la oficina, en la uni, etc.) o disponer de alguna herramienta, como el teléfono o el ordenador. Estos son factores que pueden limitar tus opciones a la hora de afrontar una nueva acción en determinados momentos, por lo que Nozbe los tiene en cuenta para la correcta gestión de tu tiempo.

Como viste anteriormente, al añadir una acción a un proyecto puedes definir un contexto entre una lista de uso común que Nozbe te ofrece por defecto. La finalidad es que puedas visualizar cuando lo necesites todas tus acciones y tareas organizadas por contextos en este apartado. Sin embargo para muchos los contextos predeterminados proporcionados por la aplicación quizá no les resulten suficientes o los apropiados, por lo que si lo deseas puedes crear tus propios contextos personalizados. Para ello, haz clic en primer lugar sobre la pestaña Contextos en la parte superior de la interfaz y después pulsa el botón Nuevo Contexto [Paso2.3a] en la parte superior derecha de este apartado. A continuación introduce un nombre en el campo Crear un nuevo contexto.

Después, si lo consideras oportuno, escribe una descripción del contexto en el campo situado justo debajo, y luego selecciona un icono para que represente gráficamente al contexto que te dispones a crear de entre los proporcionados por la aplicación. Por último haz clic sobre el botón ¡Crear contexto! [Paso2.3b] para que Nozbe genere tu nuevo contexto personalizado. La aplicación te conduce automáticamente a la página del contexto que acabas de crear, en el que es posible acceder a las acciones, notas y archivos relacionados con dicho contexto.

Desde esta página también es posible editar el contexto, cambiar el icono asignado o eliminarlo. Como en la versión gratuita de Nozbe sólo puedes gestionar un máximo de cinco contextos, seguramente te interesará editar los contextos predeterminados por la aplicación para personalizarlos. Para ello, dirígete a la derecha de este apartado y a continuación haz clic, por ejemplo, sobre Home. Después selecciona Editar contexto [Paso2.3d] en la parte superior de este apartado y luego simplemente introduce un nuevo nombre para el contexto, una descripción, selecciona el icono que prefieras y, por último, pulsa Guardar cambios para que se realicen los cambios.

Para finalizar edita el resto de contextos predeterminados para adaptarlos a tus necesidades tal como te acabamos de mostrar. Una vez personalizados los cinco contextos posibles en esta versión, éstos aparecen accesibles a la derecha de este apartado, y como en el caso de las acciones y las notas puedes utilizar el icono con forma de mano que aparece a la derecha para ordenarlos.

2.4 Gestiona y comparte tus proyectos
La acciones y notas que te hemos enseñado a crear se asignan a diferentes proyectos, por lo que necesitarás crear uno o varios proyectos para después añadirle los elementos que consideres oportuno. Un proyecto en Nozbe es, según la definición de David Allen, cualquier resultado deseado que requiere más de una acción. Lo que significa que algunas de las tareas que normalmente no consideras un proyecto pueden aparecer en tu lista de proyectos de Nozbe. Esto es así porque según la “filosofía” de la aplicación si quieres organizarte con eficacia deberías convertir cualquier tarea compleja en un proyecto y después dividirla en varias acciones o tareas más pequeñas.

Por el momento sólo tienes disponible el proyecto Bandeja de entrada, pero si lo deseas puedes crear nuevos proyectos muy fácilmente. Para ello, en primer lugar, haz clic sobre la pestaña Proyectos en la parte superior de la interfaz, y después pulsa el botón Nuevo Proyecto. [Paso2.4a] A continuación introduce un nombre en el campo Crear un nuevo proyecto, y una descripción (opcional) en el campo situado un poco más abajo. Observa que como en el caso de las acciones dispones de un enlace denominado Más acciones que puedes utilizar para incluir diferentes tipos de letra, enlaces y logotipos en la descripción.

También puedes, si lo consideras oportuno, introducir algunas palabras clave en el campo Etiquetas de Proyecto para que el motor de búsqueda de la aplicación resulte más efectivo. Por último, una vez añadida la información necesaria, haz clic sobre el botón ¡Crear proyecto! [Paso2.4b] Ahora, si lo deseas, crea otros proyectos hasta completar los cinco soportados por la versión gratuita, tal como te acabamos de mostrar.

Como puedes ver, cuando creas un nuevo proyecto la aplicación te conduce automáticamente a la página del proyecto donde si lo deseas puedes empezar a añadir acciones, notas y archivos, tal como te mostramos anteriormente. Observa además que en la parte inferior derecha del apartado proyectos tienes disponibles varios enlaces que dan acceso a los diferentes proyectos creados. La forma mas rápida de añadir nuevas acciones a cualquier proyecto es pulsar el botón Añadir Acción [Paso2.4c] (siempre visible) en la parte superior derecha de la interfaz de Nozbe. A continuación en la ventana que aparece escribe un nombre para la acción. Después selecciona el proyecto al que deseas designar la acción por medio del menú desplegable Proyecto. Observa que ahora aparecen en este menú todos los proyectos creados hasta el momento.

Y a continuación selecciona un contexto por medio del menú situado justo a la derecha del anterior que, como en el caso del menú Proyecto, ahora mostrará todos los contextos personalizados creados anteriormente. Por último asigna un tiempo a la acción que te dispones a crear y una fecha. Marca la casilla de verificación ¿Acción Siguiente? si deseas abordar esta tarea inmediatamente después de finalizar una acción en curso y, por último, pulsa el botón ¡Añadir! [Paso2.4e] para que la acción se genere en el proyecto y contexto seleccionados.

Otra de las ventajas de Nozbe es que permite compartir proyectos con colaboradores, amigos y familiares muy fácilmente. Para ello, sólo tienes que abrir el proyecto que deseas compartir y a continuación pulsar el enlace Compartir situado justo debajo de la descripción del proyecto. Después introduce en el campo Email de tu amigo la dirección de correo electrónico de la persona que deseas invitar a compartir el proyecto en curso para añadir, modificar y trabajar en tus tareas, notas y archivos. Una vez hecho esto, pulsa el botón ¡Invitar a compartir! [Paso2.4g] para que la persona elegida reciba un mensaje con un enlace para acceder a tu proyecto. Observa que para compartir un proyecto es necesario que la persona invitada posea una cuenta de Nozbe, o bien se registre en la aplicación en el momento de recibir la notificación.

Por otra parte, también puedes, si lo prefieres, enviar un correo electrónico a quien tú desees con la lista de acciones y notas de un proyecto de Nozbe sin salir de la interfaz de la aplicación. Para ello, una vez seleccionado un proyecto, haz clic sobre el icono Email situado sobre el nombre del proyecto en curso. Después introduce la dirección de correo de la persona a la que deseas enviar la información, marca la casilla de verificación Incluir también las notas, si deseas que éstas figuren entre la información enviada, y, por último, pulsa el botón ¡Enviar E-mail! [Paso2.4i] para que los datos sean enviados.

2.5 Todo organizado y accesible
Una vez hayas organizado tus proyectos por medio de acciones, notas y diferentes contextos puedes acceder rápidamente a las tareas pendientes y las que debes desarrollar a continuación de varias formas. En primer lugar haz clic sobre la pestaña Acciones Siguientes [Paso2.5] en la parte superior de la interfaz de Nozbe para acceder a las siguientes tareas y acciones programadas por el sistema. Observa que para avanzar en un proyecto es importante identificar rápidamente las siguientes tareas a completar, por lo que todas las acciones marcadas con una estrella en tus proyectos aparecerán aquí listadas. Ten en cuenta también que una vez hayas completado una acción sólo tienes que marcar la casilla de verificación situada a la derecha de su nombre para que la acción sea eliminada del sistema en 24 horas.

Otra forma de acceder a las diferentes acciones ordenadas por fechas es consultar el calendario de la aplicación. Para ello, haz clic sobre la pestaña Calendario en la parte superior de la interfaz y podrás comprobar de un vistazo qué tienes que hacer mañana, pasado o la semana que viene. Observa, por un lado, que puedes seleccionar por medio de los enlaces que incluye este apartado visualizar 7 días, 30 días o 3 meses; y por otro, que con sólo pulsar el enlace iCal [Paso2.5b] situado en la parte superior izquierda de este apartado puedes sincronizar este calendario con tu calendario de Google. Como has podido comprobar Nozbe incluye todo lo necesario para organizar tus proyectos y así mejorar tu productividad en tan sólo cinco simples pasos.

Consulta Nozbe desde tu móvil
Para poder acceder a las próximas acciones y tareas de tus proyectos desde cualquier parte Nozbe te proporciona acceso a tu cuenta desde tu móvil o iPhone. Por ejemplo, para acceder a tu cuenta en Nozbe desde un iPhone sólo es necesario navegar con este dispositivo portátil hasta la dirección inozbe.com y continuación introducir tu identificador y clave de acceso. Mientras que si deseas acceder a tu cuenta desde un móvil deberás utilizar el navegador de tu teléfono para acceder a una de estas dos direcciones: nozbe.mobi o m.nozbe.com. Luego simplemente introduce tu dirección de correo o identificador y a continuación tu contraseña para acceder a tus tareas pendientes.

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